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エクセルで作る住所録は意外とカンタンです。住所の入力を「手抜き」して、手間をかけずに作れます。
エクセルの「郵便番号変換ウィザード」機能を使って、郵便番号から自動的に住所の一部を表示したり、住所から郵便番号を自動生成することができます。
ウインドウズに付属する日本語入力ソフトのＭＳ－ＩＭＥにも「郵便番号辞書」があり、郵便番号から住所への変換が可能ですが、１件ずつ変換する操作を人数分繰り返すことが必要ですが、「郵便番号変換ウィザード」では大量のデーターをまとめて変換できます。
このような住所録を作ります
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「郵便番号変換ウィザード」を使えるようにしましょう |
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１．Excelアドイン:郵便番号ウイザードとは
郵便番号ウイザードを実行するには、あらかじめoffice郵便番号辞書がインストールされている必要があります。
Microsofut Access2000/2002,office2003がインストール済みであればoffice郵便番号辞書は標準でインストールされています。そうでない場合はoffice アップデート：郵便番号辞書から最新のoffice郵便番号辞書をダウンロードする必要があります。
２．郵便番号変換ウィザードをインストールしましょう
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マイクロソフトのホームページの右にある[ダウンロード&評価版] をクリックします。 |
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①ダウンロードセンターを選びます。 |
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②officeをクリックします。 |
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Excelアドイン:郵便番号ウイザードを選びます。 |
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「ダウンロード」をクリックします。
ダイアログ ボックスの指示に従ってファイルをダウンロードします。
画面に表示される指示に従って、インストールを完了します。 |
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Excelを起動し「ツール」メニューの「アドイン」をクリックし、「郵便番号ウイザード」のチェック ボックスをオンにして「OK」をクリックします。
「ツール」メニューの「ウイザード」をポイントし、「郵便番号変換」をクリックすると、郵便番号変換ウィザードが起動します。 |
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1,項目を作り入力しましょう |
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エクセルのソフトを立ち上げます。
１行目（１－Ａ）は住所録の項目です。
氏名、連名、郵便番号など必要な項目を入力します。 |
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２,郵便番号から住所を変換しましょう |
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①入力した郵便番号を選びます。
②「ツール」から「ウイザード」から「郵便番号変換」をクリックします。 |
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①「郵便番号変換」をクリックすると「郵便番号変換ウイザードステップ1/3」が表示され郵便番号から住所を生成する」にチェックを入れます。
②「次へ」をクリックします。 |
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①「住所データーのセル範囲」に選択したセルが表示されていることを確認します。
②「住所を出力するセル範囲」に「住所１」を指定します。
③指定ができたら「次へ」をクリックします。 |
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「完了」をクリックします。 |
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郵便番号より都道府県名から地区町村名まではいった住所が表示されます。
「住所1」には番地までを入力し、「住所２」にはマンション名などを入力します。 |
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文字がはみ出すときは、「DとE」の境目にマウスを置くと、縦線に左右の矢印が出ます。この状態でダブルクリックをします。 |
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「住所」１の幅が広がりました。 |
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置換機能で県名を省略しよう |
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置換機能とは特定の文字の書式を別の書式に置換（県名の省略など）します。
ここでは石川県の県名を省略します。
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①メニューの[編集]を選択します。
②「置換」をクリックします。 |
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①「置換」をポイントします。
②「検索する文字列」に省略したい文字を（今回は石川県）入力します。
③「すべて置換」をポイントします。
④「OK」をクリックします。（置換された件数が表示されます。）
⑤「閉じる」をクリックします。 |
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県名が省略されました。 |
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「あいうえお」順に並び替える |
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①表組の左上の空白の欄をクリックすると表が選択されます。
②メニューの「データー」を選択します。
③「並び替え」をクリックします。 |
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①「データー範囲の先頭行」の「タイトル行」にチェックを入れます。
②「優先されるキー」で「氏名」を選びます。
③「ＯＫ」をクリックします。 |
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「並び替え」の機能で名前が「あいうえお」順になりました。 |
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保存しましょう |
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①「ファイル」を選択します。
②「名前を付けて保存」をクリックします。
「名前を付けて保存」画面が表示されるので、「ファイル名」欄に名前を入力し、「保存」をクリックします。
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